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解決事例
台湾現地社員の経費の私的利用・不正計上の調査事例

私的利用の経費計上を確認した台湾・現地社員の調査事例

経費の私的利用を、客観的な記録で確かめる。

台湾の現地社員が、私的な飲食や交際の費用を、会社の経費として計上しているのではないか——そうした疑いから、対象社員の行動と経費請求の実態を現地で確認した事例です。

トラストジャパンは、台湾現地に動けるネットワークを通じて、対象社員の行動を客観的な記録として確認し、依頼者さまが社内での対応を判断する材料となるよう整理してご報告します。

ご相談の背景

ご依頼主は、台湾の桃園でビジネスを営む日本人の経営者の方でした。「社員が経費を不正に利用している可能性があるので調べてほしい」というご相談でした。台湾に関わるビジネス調査のなかでも、経費にまつわる問題は、もっとも多くお寄せいただくご相談のひとつです。

対象となった社員は営業を担当し、取引先との会食をよく行っていました。取引先との関係を深めるうえで欠かせない場ではありますが、こうした会社の用務に私的な飲食を混ぜ、経費として計上するケースが少なくありません。実態を確かめるため、調査を開始しました。

調査の流れ

対象社員の行動を、一定期間にわたって確認しました。外回り中や退勤後、休日も含めて行動を追い、経費計上の実態を確かめました。実際には、次のような流れで進行しました。

状況の整理	経費計上の内容、対象社員の業務内容、会食の頻度など、依頼主が把握していた情報を確認しました。
行動の確認	外回り中・退勤後・休日を含め、一定期間にわたって対象社員の行動を適法な範囲で確認しました。
休日の行動	ある休日、対象社員は私的な同行者とのデートとみられる行動をとっていました。
記録の取得	飲食店での様子を、顧客を装って店内で確認し、会社名義で領収書を発行させている場面を記録しました。

調査の結果とご報告

確認の結果、対象社員は休日の私的な飲食について、複数の店舗で会社名義の領収書を発行させていたことが分かりました。業務上の会食ではなく、私的な利用を経費として計上していた実態が確認できたことになります。

後日、対象社員が当日の費用を会社へ請求してきた場面で、依頼主から確認した内容をお伝えになりました。対象社員は事実を認め、過去にも同様の経費計上を繰り返していたことが分かりました。確認できた行動と取得した記録は、第三者が見ても経緯が分かるよう整理し、報告書として依頼主にお渡ししました。その後の社内での対応は、依頼主のご判断に委ねられています。

台湾では、現地社員の行動の実態が、日本の本社からは見えにくいという課題があります。経費の私的利用が疑われるときは、いつ・どこで・誰と・何をしていたかを記録として確認することが、確かな判断につながります。